GENEL NİTELİKLER VE İŞ TANIMI
Yönetici Asistanı, yöneticinin günlük işlerini organize etmek, iletişimi yönetmek ve genel ofis yönetimine destek olmakla sorumludur. Bu pozisyon, etkili iletişim becerileri, organizasyon yeteneği ve çoklu görevleri yönetme kabiliyeti gerektirir.
Genel Nitelikler
- En az yüksek okul veya üniversite mezunu diplomasına sahip,
- Tercihen büro yönetimi ve sekreterlik bölümünden mezun,
- En az 2 yıl deneyim sahibi,
- Tercihen yabancı dil bilen (İngilizce),
- MS Office programlarını (word, excel, power point vb.) iyi derecede kullanabilen,
- Ekip çalışmasına yatkın,
- Prezantabl,
- Diksiyonu düzgün,
- Kendini iyi ifade edebilen,
- Gizlilik ilkelerine bağlı, dürüst, açık, saygılı, çalışkan, dikkatli, işine ve kurumuna bağlı,
- Pratik olan ve çözüm odaklı çalışan,
- Çoklu görev yapabilme becerisine sahip,
- Esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilecek,
- Organizasyon ve zaman yönetimi becerilerine sahip olan
İş Tanımı
- Yeni başlayacak projemizin karşılama hizmetlerini yerine getirmek;
- Bağlı bulunduğu yöneticinin günlük takvimini ve randevularını yönetmek;
- Bağlı bulunduğu yöneticisine eksiksiz raporlama yapmak;
- Bağlı bulunduğu birimin iç ve dış görüşmelerini (kişi veya grupların), makamın zaman ve iş durumunu da dikkate alarak planlamak, görev tanımı içerisinde görüşmeleri yürütmek;
- Bağlı bulunduğu birin ve yöneticiyle ilgili dosyaları düzenlemek ve arşivlemek;
- Muhasebe kayıtlarını tutmak;
- Bağlı bulunduğu birimin sosyal medya hesaplarını yönetmek;
- Seyahat organizasyonlarını yapmak;
- Toplantılar için gerekli belgeleri hazırlamak ve toplantıları organize etmek;
- Yöneticiye destek olmak için gerekli materyalleri hazırlamak;
- Gelen ve giden telefon ve faks trafiğini kontrol etmek, yönetmek ve yönlendirmek; büro makinelerini kullanmak vb. işlemleri eksiksiz olarak yerine getirmek;
- Gelen ve giden evrakları dosyalamak, mevcut dosyalama ve arşiv sistemini işletmek, arşivin düzenli ve temiz olması için gerekli önlemleri almak;
- Gelen misafirleri karşılamak ve misafirlerin ağırlama süreçlerine destek olmak;
- Ofis malzemelerinin/ihtiyaçlarının stok kontrolünü yapmak ve sipariş vermek, ofis otomasyonunu eksiksiz olarak yerine getirmek;
- Kalite güvence sisteminin gereklerine uymak;
- İşyeri kuralları ve yönetmeliklerine uygun hareket etmek.