Rektörlük Yönetici Asistanı

İstanbul Bilgi Üniversitesi

Üniversitemiz Rektörlük bünyesinde Özel Kalem Müdürlüğünde görev alacak “Rektörlük Yönetici Asistanı” aramaktayız.

GENEL NİTELİKLER

• Üniversitelerin 4 yıllık eğitim veren lisans programlarından mezun,
• 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu, ilgili diğer yönetmelik ve mevzuatlara hâkim,
• MS Office programlarını çok iyi derecede kullanabilen,
• Tercihen EBYS üzerinden yazışma süreçlerini yürütebilen,
• İyi düzeyde yazılı ve sözlü İngilizce bilen,
• Tercihen en az 1 yıl deneyim sahibi,
• Etkin iletişim ve organizasyon becerileri gelişmiş,
• Raporlama ve analiz becerisine sahip,
• Takipçi, sorumluluk sahibi, dikkatli, detaylara önem veren.

İŞ TANIMI

• Bağlı olduğu yöneticisinin iş programının aksamadan yürütülmesini sağlamak için ofis yönetimine ilişkin faaliyetleri koordine eder, gelen telefonları yanıtlar, misafirlerle ilgilenir, ilgili kişilere yönlendirilmesini sağlar,
• Yöneticisinin günlük, haftalık, aylık ajandasını, toplantılarını organize eder, yurt içi ve yurt dışı seyahatlerini düzenler,
• Bağlı olduğu yöneticisine gelen yazışmaların takip edilmesi için, gelen evrakları önem derecesine göre bir ön değerlendirmeden geçirir, yöneticisine ve diğer çalışanlara uygun bilgi ve belge akışını sağlar ve kayıt altında tutulmasını sağlar,
• Öğrenci velileri ve öğrencilerin problemlerini dinler, ilgili birimlere yönlendirir, gerekli durumlarda ilgili Rektör Yardımcısına öğrenci hakkında SIS üzerinden gerekli bilgilerin yönlendirilmesini sağlar,  
• İlgili olduğu toplantı odalarının rezervasyon sürecini takip eder ve düzenini sağlar,
• Rektörlüğün satın alma talep girişlerinin yapılmasını sağlar,
• Rektörlük tarafından yapılan harcamaların, bütçe takibi süreçlerinin ilgili birimler arasındaki koordinasyonunu sağlar,
• Bağlı bulunduğu yöneticisi ya da üst yönetim tarafından talep edilen periyodik ve anlık raporlamaları oluşturur,
• Bağlı bulunduğu yöneticisi ya da üst yönetim tarafından, sorumluluk alanları ile bağlantılı ve nitelikleri ile de uyumlu olarak verilecek diğer görevleri yerine getirir.