Yönetici Asistanı

KHARTALYA GIDA ÜRÜNLERİ İTH. İHR. SAN. ve TİC. LTD. ŞTİ.

İş tanımı:

Ekibimize katılmak ve kuruluşumuzun verimli çalışmasına katkıda bulunmak için kendini adamış ve son derece organize bir Sekreter arıyoruz. Bir Sekreter ve Yönetici olarak ofisimizin sorunsuz işleyişini sağlamak için idari destek sağlamada çok önemli bir rol oynayacaksınız. Detaylara olan dikkatiniz, mükemmel iletişim becerileriniz ve çoklu görev yapabilme yeteneğiniz bu roldeki başarınızın anahtarı olacaktır.

Sorumluluklar:

Yönetimsel destek:

• Genel Müdür ve diğer İcra Direktörlerine üst düzey idari destek ve yardım sağlamak.

• Yöneticilerin programlarını, randevularını ve toplantılarını yönetmek ve sürdürmek.

• Telefon çağrılarını yanıtlamak.

• Yazışmaları, raporları ve belgeleri hazırlamak ve dağıtmak.

• Fiziksel ve dijital dosyalama sistemlerinin bakımını yapmak.

• Gelen ve giden posta ve e-postaları yönetmek.

• BİT ve multimedya: Grup genelinde merkezi olarak uygulanan BİT destek hizmetleri sistemlerini yönetmek.

• Şirket araçlarının kullanımını, bakımını ve imhasını sağlayarak filo yönetimi.

Takım:

• İK yönetimi\

Ofis Organizasyonu:

• Temiz ve düzenli bir ofis ortamı sağlamak.

• Ofis güvenliği ve HSE gerekliliklerinin iyi bir şekilde karşılandığından emin olmak.

• Gerektiğinde ofis malzemelerini ve ekipmanlarını sipariş edin, yönetin ve bakımını yapmak.

• Teklifleri toplamak, malzeme siparişi vermek ve ofis envanterini korumak için satıcılar ve hizmet sağlayıcılarla koordinasyon sağlamak.

Veri Girişi ve Kayıt Tutma:

• Elektronik tablolara, veri tabanlarına ve diğer yazılımlara veri girişi yapmak ve verileri güncellemek.

• Kayıtların, belgelerin ve gizli bilgilerin korunmasına ve düzenlenmesine yardımcı olmak.

Toplantı Desteği:

• Toplantı gündemlerini hazırlamak, toplantılara katılmak ve doğru toplantı tutanakları tutmak.

• Ekip üyeleri için toplantıların ve randevuların koordine edilmesi

• Ağırlama hizmeti.

Yolculuk planları:

Uçuş, vize ve konaklama rezervasyonu da dahil olmak üzere çalışanlar için seyahat lojistiğinin düzenlenmesi,

ve ulaşım.

Müşteri servisi:

• Ziyaretçileri, müşterileri ve çalışanları dostane ve profesyonel bir şekilde karşılamak ve onlara yardımcı olmak.

• Olağanüstü müşteri hizmetleri sağlamak ve soruları etkili bir şekilde yanıtlamak.

Özel Projelere Yardımcı Olmak:

• Gerektiğinde çeşitli proje ve görevlerde diğer ekip üyeleriyle işbirliği yapmak.

Nitelikler: • Lisans veya eşdeğeri; ek eğitim veya

Sertifika bir artı.

• Akıcı İngilizce konuşma ve yazma becerisine sahip,

• Sekreter veya İdari Asistan olarak kanıtlanmış deneyim tercih edilir.

• Microsoft Office Paketi (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) konusunda uzman.

• Güçlü organizasyon becerileri ve detaylara dikkat.

• Hem yazılı hem de sözlü olarak mükemmel iletişim becerileri.

• Çoklu görev yapma ve görevleri etkili bir şekilde önceliklendirme becerisi.

• Takdir ve hassas bilgileri gizlilik içinde ele alma becerisi.

• Ofis ekipmanı ve temel ofis yönetimi uygulamaları bilgisi.