Üst Düzey Yönetici Asistanı

ZEPHLEX BİLGİ TEKNOLOJİLERİ EĞİTİM VE DANIŞMANLIK ANONİM ŞİRKETİ

GENEL NİTELİKLER VE İŞ TANIMI

Kurumumuz bünyesine tanımlanan çeşitli görevler çerçevesinde üst düzey yöneticilerimize idari destek sağlamak ve ofis işleyişini organize edecek bayan takım arkadaşı arıyoruz.

• En az Ön Lisans, tercihen Lisans mezunu, 
• Üst düzey yönetici asistanlığı konusunda en az 2 yıl deneyimli,
• İyi derecede İngilizce konuşma, yazma ve okuma tercih sebebidir.
• Organizasyon, planlama ve temsil becerisi gelişmiş,
• Detaycı, sistemli ve düzenli çalışmayı prensip edinmiş,
• MS Office programlarına hâkim, 
• İnsan ilişkilerinde başarılı, diksiyonu iyi, iletişim gücü yüksek,
• Seyahat engeli bulunmayan,
• Gerektiğinde yöneticisi ile iş seyahatlerine katılabilecek,
• Esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilecek,
• Bağımsız veya bir ekibin parçası olarak çalışabilmek

İŞ TANIMI

• Bağlı olduğu yöneticisinin ajanda ve mail takibinin gerçekleştirilmesi, toplantı organizasyonlarının yapılması ve randevuların ayarlanması,
• Her türlü telefon, yazışma,  e-mail trafiğinin yönetilmesi,
• Günlük iş akışının ve çalışmalarının takip edilmesi ve yönlendirilmesi,
• Gelen misafirlerin en iyi şekilde karşılanması/ağırlanması,
• Gerekli yerlerde toplantılara katılıp, toplantı raporlarının tutulması, birimlerin bilgilendirilmesi ve takip edilmesi.
• Gerekli durumlarda diğer yöneticilere ve idari işler departmanlara destek olunması,
• Yöneticinin ihtiyaç duyduğu rapor ve sunumların, ilgili birimler ile koordineli halde eksiksiz olarak zamanında hazırlanması.
• Toplantı tarihlerini düzenlemek organize etmek ve katılacaklara hatırlatmak, toplantı gündemini mail ile bilgilendirmek, toplantı tutanaklarını toplantı sonrası ilgililere bildirmek.
• İş planını zaman yönetimine göre yapmak,
• Yurt içi ve yurt dışı otel, uçak ve seyahat organizasyonlarını yapmak, vize sürecini takip ederek sonuçlandırmak,
• Yurt içi - Yurt dışı yazışmaları ve telefon trafiğini yönetmek,
• Müşteri ve misafir ile şirketin çalışanlarının ve yöneticilerinin bilgi gizliliğini korumak. Kişisel verileri koruma kanununu uyarınca gerekli tedbirleri almak.